Entry Writer, Export

“We’re not in the shipping business; we’re in the information business” -Peter Rose, Expeditors Founder

Global supply chain management is what we do, but at the heart of Expeditors you will find professionalism, leadership, and a friendly environment, all of which foster an innovative, customer service-based approach to logistics.

• 15,000 trained professionals
• 250+ locations worldwide
• Fortune 500
• Globally unified systems

Alcance de Posicion

El documentador y glosador (Entry Writer) ejecuta un desempeño operacional impecable, productividad, experiencia técnica, excelente servicio al cliente y eficiencia de manejo constante, respaldando nuestra Visión y Misión, haciendo realidad nuestra promesa para todos nuestros clientes.

Metricas clave

Monitorear proactivamente las siguientes metricas para lograr los resultados esperados:

• Satisfaccion del Empleado
  • Completar 52 horas de entrenamiento por año (4.5 por mes).
  • Completar todos los entrenamientos obligatorios en tiempo.
• Efectividad Operacional
• Resultados de Auditoria de Producto (OPA) – Desempeño consistente al mas alto nivel.
• Ejecucion oportuna:
  • AUC –  Antes de Pedimento Pagado

Responsabilidades Generales

• Ser ejemplo y enseñar nuestra Cultura, Mision y Objetivos.
• Seguir los 10 Factores Criticos del Exito.
• Contribuir a construir una relación funcional y un entorno de trabajo saludable, promover el espíritu de equipo y la cohesión en el departamento.
• Cumplir con la Politica del Codigo de Vestir. (contrato)
• Nuevos empleados, completar la curricula de New Hire y CCS Mexico.
• Sé dueño de tu propio desarrollo. Prepara, da seguimiento y ejecuta tus metas de desarrollo personal.

Operaciones

• Cumplir con los controles, politicas, procedimientos y procesos de la empresa.
• Entender y asegurarse que los procesos establecidos en el manual OPS (Operational Performance Stardards) sean cumplidos.
• Participar en juntas cuando sea requerido.
• Usar adecuadamente todos los sistemas y herramientas de Expeditors.
• Asegurarse de responder todos los correos electronicos en tiempo (dentro de 1 hora) y de manera profesional. 
• Mantener los niveles de cumplimiento más altos para todos los requerimientos aplicables de los clientes y mantenerse actualizado en los cambios en las leyes y regulaciones aduaneras.
• Cumplir con los estándares de KPI de acuerdo con los Procedimientos de la Compañía (OPS).
• Contribuir a la efectividad operacional y cumplir con las metricas de District Excellence  que aplican en tu Producto.
• Participar y atender los entrenamientos relacionados con Cumplimiento Aduanero.
• Escalar detalles con el Lead, Supervisor o Gerente de Operaciones cuando sea necesario.
• Brindar excelente servicio al cliente, con una actitud amigable, honesta, cordial, respetuosa y profesional buscando la satisfacción del cliente (Internos y Externos).
• Cumplir con las solicitudes y requerimientos de cada operación en tiempo.
• Asegurar que las operaciones sean procesadas sin demoras y de acuerdo a las instrucciones que el Agente de Aduanas (Brokerage Agent) o CSR (Customer Service Representative) o el cliente indique para cada una de ellas.
• Asegurar que cada pedimento sea glosado con calidad. Enfocado en los puntos críticos (números de factura, valores, piezas, preferencia arencelaria, etc.)
• Revisar diariamente las remesas de los consolidados asignados.
• Transmitir al Agente de Aduanas (Brokerage Agent) o CSR (Customer Service Representative) los detalles que se presenten de cada una de las remesas consolidadas o de los pedimentos, de manera correcta y en tiempo. Así mismo dando seguimiento de los mismos o en su defecto apoyarse con algún compañero de equipo que pueda dar cumplimiento a la operación.
• Asegurar que todos los cierres de consolidados sean cumplidos en tiempo de acuerdo a los requerimientos de cada cliente.
• Confirmar cada viernes con Operaciones, antes de finalizar el día, aquellos consolidados que no se utilizaron, para eliminar firma de validación, y así evitar que alguna de las patentes quede bloqueada.
• Aceptar responsabilidad sobre las acciones tomadas.
• Adaptarse a cambios y procedimientos nuevos.
• Siempre brindar apoyo a sus compañeros cuando así se requiera.
• Mantener una actitud proactiva de trabajo en equipo en todo en momento.
• Asesorar profesionalmente al cliente y al personal de servicio al cliente sobre su operación y distintas alternativas para eficientizar los procesos.
• Contar con un respaldo operativo (back up) debidamente entrenado.
• Cuando se realicen operaciones en el sistema del cliente, asegurar que se carguen a nuestro sistema en no mas de una semana después del cierre del mismo (traspedimento).
• Asegurar que el expediente completo de cada operación físico y electrónico este correctamente integrados y nombrados en Edoc previo al cierre del pedimento.
• Asegurarse que los equipos involucrados con la cuenta den el debido seguimiento para cumplir con expectativa del cliente.
• Asegurar que ningún documento sea alterado o corregido.

Salud y Seguridad

• Es responsable de informar inmediatamente al Representante de Salud y Seguridad de la oficina sobre cualquier condicion insegura que pueda poner en riesgo a los empleados en el lugar de trabajo, asi como cualquier incidente o accidente, incluso si la persona afectada se ve o no lesionada.

Finanzas

• Monitorear que todos los embarques sean facturados de manera oportuna y correcta.
• Monitorear y trabajar constantemente para evitar perdidas monetarias.

Para ser el (la) mas efectivo (a) en esta posicion, se buscan las siguientes habilidades y experiencia:

• Educacion: Licenciatura en Comercio o su equivalente en educacion y/o experiencia.
• Conocimiento de las funciones de despacho de aduanas.
• Orientado a la satisfaccion del cliente.
• Buenas habilidades interpersonales y de comunicación, capacidad para comunicarse a todos los niveles, presentaciones orales y escritas.
• Desarrollar y mantener relaciones profesionales con clientes, proveedores de servicios y empleados.
• Buena administración del tiempo y atención al detalle.
• Capacidad para completar el trabajo dentro de los procedimientos estándar, procesos y políticas de la oficina.
• Personalidad proactiva.
• Habilidades informaticas basicas y capacidad para aprender nuevos programas y herramientas, incluyendo el conocimiento de las aplicaciones de Microsoft Office.

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